各自然资源所、分局，各直属单位，机关各部门：

为提升档案管理水平，保证档案的系统性与完整性，促进档案管理科学化、规范化、标准化，更好地为自然资源和规划各项工作服务，经研究，现将《盐城市大丰区自然资源和规划局档案管理制度》予以印发，请认真贯彻执行。

    盐城市大丰区自然资源和规划局

     2020年11月13日

盐城市大丰区自然资源和规划局

档案管理制度

一、档案室及专职档案员工作职责

（一）忠于职守，钻研业务、热爱档案事业、积极做好档案工作。

（二）按时做好各种收集、整理、鉴定、保管、统计等各项基础工作，熟悉所管理的档案资料情况。

（三）维护档案的完整与安全，做好档案的技术保护和各项防护工作。

（四）搞好本机关档案工作的同时，积极做好系统内档案的业务指导工作，并定期进行督促检查。

（五）开展档案的利用工作，编制多种检查工具及汇编有关档案资料。

（六）遵守保密制度，不泄露档案的保密内容，确保档案机密和安全。

二、各部门及兼职档案员工作职责

（一）把档案工作列入本部门的工作范围，明确专人具体负责材料的收集、管理和立卷归档工作。

（二）对工作中形成的各种文件材料进行收集、整理、立卷、归档。凡属归档范围的各种不同载体的文件材料都应归档，任何部门和个人均不得占为私有。

（三）兼职档案员要认真学习档案相关知识，不断提高档案工作水平，案卷要保证质量，用笔规范、装订美观、书写工整，确保档案的整洁性和耐久性。

（四）兼职档案员移交档案时需经本部门负责领导审定，并填写备考表后方可移交档案室集中统一保管。

三、档案保管制度

（一）根据集中统一管理的原则，凡本机关形成的各种类型、各种载体的档案由档案室集中统一保管。

（二）借出收回的档案，经检查无误后，及时入库，送归原处，做到手续清楚。

（三）建立移交、销毁和室藏档案统计台账，每年对档案进行一次清理核对，做到案卷与台账相符。

（四）库房内保持整洁卫生，严禁吸烟及堆放杂物，并有防盗、防火、防潮、防光、防尘、防鼠、防虫等设施。

（五）组织人员对库房进行全面检查，发现问题及时处理，平时非档案管理人员不得入库房，以确保档案安全。

四、立卷归档制度

（一）归档范围

凡本局所属科室在各项工作中直接形成的，对本单位和社会具有保存价值的各种文字材料、图纸、图表、声像等不同形式的历史记录都应归档，包括文书档案、会计档案、科技档案、专业档案、音像档案、业务数据档案、实物档案和融媒体档案。

（二）归档要求

1.凡应归档的文书材料，应收集齐全、完整，并按照文件形成规律和保持文件之间的历史联系，做到分类清楚、问题单一、立小卷装大盒，便于保管和利用。

2.保证案卷质量，封面标题文字精练、填写清楚，字迹端正、期限明确、卷内文件排列有序，装订结实、美观、编号准确、禁止使用纯兰墨水和铅笔、签批。

3.归档的案卷要按照保管期限和一定的次序科学排列、编制好案卷目录，全引目录等检索工具

4.应用好自然资源和规划档案软件，及时做好新增档案数据的录入，经档案室审核、验收后入档案管理系统，实行现代化管理。

5.在交接案卷时双方应根据目录清点核对，办好签字手续。

（三）归档时间

各科室办理完毕的文件材料和各类档案在次年的6月底前要完成立卷工作，并按要求及时向档案室移交。

五、档案利用制度

（一）机关工作人员因工作需要查阅的，由借阅人办理插续，填写借阅登记表，方可借阅。

（二）外单位人员，须持本单位介绍信、身份证等证件，方可查阅有关档案。

（三）档案人员对所借档案，不得遗失、转借、拆散、涂改、外划。

（四）本单位各科室调阅的档案应及时归还。外单位人员查阅档案，一律不得借出。

（五）需要复制的档案材料，应经业务科室负责人和档案的分管领导审核批准。

（六）档案室对所提供利用的档案，要及时掌握利用效果，整理编写好实例。

六、档案保密制度

（一）做好档案保密工作，严格审批手续，凡未经公开的文件、记录材料、须经档案分管领导批准后，方可查阅，以防泄密事故的发生。

（二）严禁查档人员翻阅与其查档无关的文件材料。

（三）档案人员不得将档案内的机密向外传播，不得在公开场合或家属、子女、亲友面前谈论机密。

（四）发现泄密、失密现象，应及时向领导报告并采取措施，对造成后果的，应追究有关人员的责任。

七、档案的统计、鉴定和移交制度

（一）建立健全档案的案卷目录、编研材料、利用效果，鉴定销毁记录等统计台账。

（二）各类档案、资料的收集、保管、利用、销毁等情况进行准确统计，做到帐物相符，并上报有关主管部门。

（三）销毁档案应编造清册，并报局鉴定领导小组审核，批准销毁的档案应由两人以上参加。

（四）局机关各科室年形成的档案材料，按规定编造移交清册，向档案室移交，移交档案时应双方签字，由档案室编目，排架入库。