大丰市国土资源局文件

 

大国土资发〔2012〕97号

 

关于印发《大丰市国土资源局

机关公文处理办法》的通知

 

各国土资源所、各分局，各直属单位，机关各部门：

为进一步推进公文处理规范化、制度化、科学化建设，提高公文处理的效率和水平，现将《大丰市国土资源局机关公文处理办法》印发给你们，请遵照执行。

 

 

 

                      二〇一二年八月二十七日

 

 

 

大丰市国土资源局机关公文处理办法

 

第一章  总则

第一条 为促进大丰市国土资源局机关公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作效率和公文质量，根据国务院、省、市政府和上级主管部门公文处理有关规定，结合本局实际情况，制定本办法。

第二条 本办法所称公文，是指大丰市国土资源局行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书。

第三条 公文处理分为发文办理、收文办理和整理归档等工作。公文处理是机关工作的重要组成部分，应做到及时、准确和安全。

第四条 局办公室是公文处理的管理机构，负责本局机关公文处理工作并指导局属各单位、各部门的公文处理。办公室设专职人员负责公文收发、审核、用印、归档和销毁。

第五条 充分利用现代办公手段，减少纸质公文数量， 提高工作效率。局机关公文办理原则上应在国土资源管理信息系统上运行。涉密公文严格执行国家保密规定。

 

第二章 公文种类

第六条 大丰市国土资源局的公文种类主要包括：

(一)通知。适用于转发领导机关和不相隶属机关的公文，批转下级单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项。

(二)函。适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关平级主管部门请求批准事项等。

(三)批复。适用于答复下级单位请示事项或问题。

(四)报告。适用于向上级机关汇报工作、反馈情况、提出意见或建议，答复上级机关的询问。

(五)请示。适用于向上级机关请求指示、批准或要求解决有关事项、问题。

(六)通报。适用于介绍工作经验、表扬先进、批评错误、传达重要精神或情况。

(七)决定。适用于对重要事项或者重大行动作出安排， 奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

(八)公告。适用于宣布重要事项或者法定事项。

(九)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(十)会议纪要。适用于记载和传达会议情况和议定事项。

 

第三章 公文格式

第七条 公文一般由密级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、份数和日期等部分组成。

(一)涉及国家秘密的公文，标明密级和保密期限，密级分为绝密、机密、秘密。绝密、机密级公文还应当标明份数序号(序号标于眉首左上角，置密级之上)。密级和保密期限由公文承办单位在拟稿时标明。

(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”(紧急程度标于眉首右上角)。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。公文紧急程度由局办公室在核稿时标明。

(三)发文机关标识应当使用发文机关全称，套红印刷，置于眉首上部居中；联合行文，主办机关排列在前。

(四)发文字号包括机关代字、年份、序号。其中，年份用四位阿拉伯数字加六角括号表示；序号由局办公室统一编录，置于发文机关标识之下、横线之上(函件文号置于横线之下居右)。联合行文，一般只标明主办机关发文字号。

(五)上行文应当在首页注明签发人、会签单位负责人姓名。其中，“请示”应当在附注处(在成文日期和印章之下、主题词之上) 注明联系人的姓名和电话。

(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类。一般应标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称或特定词加书名号或引号外，一般不用标点符号。转发文件如原标题过长，应重新概括新标题。

(七)主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

(八)公文如有附件（不包括被转发、印发、报送件），应当在正文下空一行另起一行空两格标识附件序号（使用阿拉伯数字）和名称。有多个附件的，应在各附件首页的左上角编注附件序号。如因附件较厚等原因不便与正文一起装订，应在附件首页左上角第一行顶格标上公文的发文字号和附件序号。

(九)公文除会议纪要外，应当加盖印章。

(十)成文日期，以签发机关负责人签发的日期为准；联合行文和会签文，以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。

(十一)会议通过的文件，应在标题之下正文之上注明会议名称和通过日期。

(十二)公文应当标注主题词（可参考《国务院公文主题词表》）。主题词除类别词外一般不超过5个。上行文，应当按照上级机关的要求标注主题词。主题词标引在文件的抄送栏上方左侧。

(十三)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。抄送机关应使用全称或者规范化简称、统称。

(十四)公文标题使用2号标宋体，签发人姓名用3号楷体，主题词用3号黑体，公文字号和主送机关及抄送等用3号仿宋体。

第八条 公文版式、编号和适用范围：

(一)大丰市国土资源局文件。版头为“大丰市国土资源局文件”，编号为：大国土资发〔××××〕×号，适用于制发上报盐城市国土资源局和省国土资源厅的请示、报告，局的决定、意见、通知、通报，批转下级的请示、报告、意见等。（涉及局职能科室具体业务工作、须以局名义下发的通知、意见、决定等，详见附件2）。

(二)大丰市国土资源局公告。版头为“大丰市国土资源局公告”，编号为：××××年第×号，适用于宣布重要事项或者法定事项。

(三)大丰市国土资源局函。版头为“大丰市国土资源局”，编号为：大国土资函〔××××〕×号，适用于与市有关部门、向平级主管部门请求批准事项等。明传电报、会议纪要等公文和上级部门有专门规定的公文版式、编号和适用范围，按照有关规定执行。

第九条 公文中各组成部分的标识规则，依照《江苏省国家行政机关公文格式》标准执行。公文用纸采用国际标准A4 型(宽210 毫米，长297 毫米)，左侧装订。

 

第四章 行文规则

第十条 行文遵守党政分开的原则。行政机关行文，必要时可抄送党的机关。

第十一条 在本局职权范围内，可对市政府部门行文，向下一级政府有关业务部门行文。除以函的形式外，原则上不直接向下一级政府正式行文。

第十二条 本局同市政府各部门、各镇人民政府、区园管委会可以联合行文，也可与同级党委、军队机关、人民团体和行使行政职能的事业单位联合行文。

第十三条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式。但不得抄送下级单位。“报告”不得夹带请示事项。

第十四条 上行文应由主要负责人签发。不得以机关名义向上级领导个人报送公文。

第十五条 局各直属单位、机关各部门（以下简称各科室）不得以本单位本部门名义对外正式行文。局领导在各类会议上的讲话，以局“国土资源信息”形式印发。

第十六条 对上级机关的来文如无具体贯彻意见，不重复行文转发，可按照保密要求，原文翻印下发，受文单位应按照执行。

第十七条 对不符合行文规则的上报公文，局办公室可予退回。

第五章 发文办理

    第十八条 发文办理指以本局名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序。具体程序：

拟稿→科室审稿→科室会签→办公室核稿→局长或分管副局长签发→编号登记→校对→打印→盖章→封发→归档。

发文属于规范性文件的，除按照上款规定的程序办理外，还应执行规范性文件制定和备案的有关规定。发文属主动公开政府信息范围的，应当在办文过程中一并进行公开审核。

第十九条 按照“谁主管、谁拟稿”的原则确定公文承办科室和拟稿人。

草拟公文应当做到：

(一)符合国家法律法规和方针政策；观点正确，内容符实，条理清晰，表述准确，文字精简；定秘准确，文种、格式使用正确，主题词标注符合要求。

(二)公文起草时，有关人名、地名、数字、引文务求准确。引用公文先引标题，后引发文字号；引用日期须具体写明年、月、日，年份用四位阿拉伯数字表示。

(三)结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。

(四)使用规范化简称，非规范化简称须在第一次使用时注明。

(五)原则上使用国家法定计量单位；除成文日期、部分结构序数和在短语、惯用语作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

科室审稿应当做到：

（一）确有行文必要；

（二）符合国家法律法规和方针政策；

（三）密级、主送及抄送单位、公开范围是否合适；

（四）会签部门是否合适。

第二十条 本局主办的公文，如涉及其他部门职权范围内的事项，应主动与有关部门协商，取得一致意见后行文。

第二十一条局各科室在办文中要加强协调，凡业务涉及其他科室的，主办科室应主动与有关科室协商并及时会签，协办科室应积极配合，一般在5个工作日内提出意见。会签同意后，方可进行下步发文程序；如不能取得一致意见，应由主办科室列明各方理据并提出建设性意见，报局领导协调或裁定。协调或裁定前，不得发文。

第二十二条凡以本局名义制发的公文送局领导签发前，须经局办公室审核。

局办公室审核的重点：

（一）是否需要行文；

（二）发文程序是否符合规定；

（三）相关科室是否会签，意见是否一致，相关附件是否齐备；

（四）公文内容是否符合国家法律法规和方针政策，是否体现机关发文的意图；

（五）所提意见、措施是否同现行有关公文相衔接；

（六）文种选择是否正确，公文格式是否规范，结构序数及文件引用、主题词等是否准确。

公文审核中如发现不符合上述要求，局办公室应与起草科室协商修改或退回重新办理。

第二十三条以本局名义制发的公文，须送局领导签发。 以局名义报送上级的请示、报告，或局作出的决定、人事任免、重大工作部署和政策规范性的文件，由分管局领导审核后，送局长签发。

第二十四条经局领导签发后的公文，科室不得再行修改。如确需修改或更正，对涉及实质性内容修改的，须报经原签发局领导同意，送局办公室负责人复核。个别文字的技术性改动可由局办公室负责人审定。

第二十五条本局印章由局办公室保管并按规定使用。联合发文会印如需套用印模，由承办科室配合局办公室共同办理。特殊要求的公文，由局办公室指定或委托符合保密要求的公文印制单位印制。

第二十六条凡以本局名义制发的公文，由局办公室统一印制。附件2中明确的业务公文由拟稿科室自行编号印制，办公室审核把关。局办公室应按照公文缓急程度排版印制，急件随到随办，一般公文2 个工作日内办结。

第二十七条由本局主办的联合发文，由承办科室拟稿并送办公室审核，先报局领导签发后，再送外部门会签。会签结束后返办公室编号印制。由外部门主办的联合发文，由相关科室负责审稿后，报局领导会签。

第二十八条本局机关对全市国土资源系统内部发文，由局办公室负责电子公文的传输，具体执行《江苏省国土资源系统电子公文传输管理办法》；对系统外发送公文，由拟稿科室负责发送。发送公文时，收文机关有份数要求的，应当按照要求办理。局办公室留存1份纸质公文备查。

秘密级以上的公文送局办公室，按照保密有关规定封发。可以公开发布的公文，应在文尾附注处注明信息公开方式（主动公开、依申请公开、不公开），属主动公开的公文增印2份纸质件，报市档案馆供社会公众查阅。

 

第六章 收文办理

第二十九条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、审核、登记、拟办、批办、承办、催办等程序。

第三十条 凡发送本局的函件，由局办公室统一处理。局各科室接收的行政审批和非行政审批公文，原则上应送局办公室办理登记手续，按程序运转。收文要认真审核，对不符合公文要求的，要写明理由退回。不经局办公室登记的公文，局各科室原则上不得办理。

明码电报、涉密公文、机要文件等按有关规定办理。

第三十一条上级机关公文或上级领导的批示件或交办件，由局办公室报经局长和分管局领导阅批后，分送科室承办。市有关部门、镇人民政府、区园管委会和和其他下级机关、单位来文，报经分管局领导阅批，重要事项报局长阅批后，送有关科室办理。

上级和同级的普发性公文、抄送本局的公文、下级报备文件、简报等，不需办理的，由局办公室送局领导和有关科室传阅。

人民来信等，一般由局办公室转主管科室办理，重要的送局领导阅批。

从收文登记、拟办、批办到分送相关科室，一般不超过3个工作日。紧急公文可以特殊方式办理。

第三十二条需两个以上科室办理的，应当明确主办单位。对于内容复杂、不能单一归口的公文，由局办公室协调确定主办单位，并报局领导阅批；如主办单位办理确有困难，应由科室主要负责人及时签注意见，向局办公室说明理由，由局办公室报请局领导确定主办单位。

第三十三条公文阅批和审批按照局领导分工负责的原则办理。审批公文时，对有具体请求事项的，负责主批的局领导应明确签署意见、姓名和审批日期，其他局领导圈阅或签名视为“同意”；没有请示事项的，圈阅或签名表示“己阅知”。

第三十四条紧急公文应当明确办理时限。对上级领导的批示件或交办件应尽快办结。来文中限定办理时限的，应在其规定的时限内办复。一般查办件应在l4个工作日内办复，答复件应在7个工作日内办复。

对市人大代表建议和市政协委员提案的答复，按其规定办理。

第三十五条各科室收到交办的公文后应当抓紧办理，不得延误、推诿。不属于本单位办理的，应当及时退回局办公室并说明理由。

对因特殊情况不能在规定时限内办结的公文，主办科室应报请分管局领导同意后及时向来文单位和局办公室说明延期原因。

第三十六条对上级机关公文、领导批示件、各部门公文中有时限要求的，局办公室会同主办单位负责催办，紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，及时反馈情况。局办公室应做好对上级机关和本局下发的重要公文的贯彻落实情况督促检查。

 

第七章 公文立卷归档销毁

第三十七条公文办理完毕，各科室应及时将公文签审稿、正本和有关资料纸质文本整理立卷，交局办公室存档。电子公文办文单应随同纸质公文一并立卷。个人不得保存应当归档的公文。

在国土资源管理信息系统上办理的电子公文数据资料，由信息中心实行备份，定期送局档案室保存。

第三十八条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、 特征和保存价值等整理立卷，保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。各科室应指定专人负责公文的整理立卷、归档。

第三十九条联合办理的公文，原件由主办单位立卷、归档，其他单位保存复印件或其他形式的公文副本。

第四十条 公文复印件作为正式公文使用时，应加盖复印机关证明章，视同正式文件妥善保管。

第四十一条草拟、审核、校对和签批纸质公文，用笔用墨须符合存档要求，不能用铅笔或圆珠笔，不得在文稿装订线以外书写。

第四十二条局内设机构合并时，所有公文应当相应合并管理；内设机构撤消时，需要归档的公文，整理立卷后按有关规定移交局档案室。局工作人员调离岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第四十三条没有归档和存查价值的公文，经各科室主要负责人审核，送局办公室统一销毁。禁止将公文和内部资料出售。

秘密公文的销毁按保密规定执行。本局接受的上级机关的绝密、机密文件，按发文机关要求定期清退。

 

第八章 附 则

第四十四条行政复议、行政诉讼、裁决等法律事务方面的公文办理，依照有关规定执行。

第四十五条本办法由局办公室负责解释。本局以往印发的有关公文处理规定与本办法不一致的，以本办法为准。

本办法自印发之日起施行。

 

附：1、大丰市国土资源局各直属单位、机关各部门规范全称及简称

2、大丰市国土资源局相关业务文书编号一览表

 

附件1

大丰市国土资源局

各直属单位、机关各部门规范全称及简称

（限系统内部行文使用）

 

 

附件2

大丰市国土资源局相关业务文书编号一览表